Dziesiątki rozmów, wielogodzinnych dyskusji, wymiany uwag i poprawek… skąd my to znamy? W branży reklamowej takie sytuacje to codzienność. Im większą część z tych kilkudziesięciu godzin przeznaczymy na rozmowy z Klientem, tym lepiej. W końcu to on najlepiej zna realia marki i to jego wskazówki mogą być tymi najcenniejszymi. Poza „zdzwonkami”, telekonferencjami i spotkaniami mamy także tzw. warsztaty kreatywne Klient – Agencja. I choć stosunkowo rzadko pojawiają się w agencyjnym kalendarzu, mogą przynieść wymierne efekty.
Warsztaty kreatywne, zależnie od postawionego celu, mogą mieć różną formę. Niestety, zarówno wśród agencji, jak i po stronie Klientów, krążą mity, które mogą negatywnie wpływać na przebieg spotkań. Chcesz poznać receptę na udane warsztaty? Zapomnieć o złej atmosferze, nieprzychylnym nastawieniu i innych „dolegliwościach”? Poświęć nam kilka minut, a dowiesz się jak dobrze zorganizować warsztaty kreatywne i zadowolić nawet największych maruderów. W tym szaleństwie jest metoda – chcesz się przekonać?
Warsztaty Klient – Agencja
MIT 1: Po co mam iść na warsztaty kreatywne? Przecież nie jestem twórczy.
Wiele osób, które nie pracuje przy opracowywaniu koncepcji kreatywnych (zajmuje się marką od strony zakupów, sprzedaży czy developmentu), obawia się, że nie mają odpowiednich kompetencji do wzięcia udziału w warsztatach. A tak naprawdę każdy jest stworzony do twórczego myślenia. Myślicie, że to ściema? Że to jeszcze jedna „mentorska” porada, która ma zachęcić do działania? Otóż nie… wszystko jest kwestią podejścia. Nie musisz od razu wymyślać pełnej koncepcji kreatywnej, idei parasolowej czy haseł. Może to być twórczość w mniejszej skali lub o innym charakterze, niż ta, o której myślimy stereotypowo.
Jak więc zachęcić „maruderów” udziału w warsztatach? Jak ich rozruszać i sprawić, żeby byli aktywni i cieszyli się wspólną „burzą mózgów”? Istnieje szereg zadań grupowych, które osłabiają w uczestnikach błędne myślenie na temat własnej kreatywności. Jednym z nich jest „Mój dobry pomysł”. Każdy z zaproszonych dzieli się z pozostałymi swoim pomysłem – nawet tym najmniejszym, np. na spędzenie popołudnia czy wakacyjny wyjazd. Krótka opowiastka powinna uwzględniać dane subiektywne, takie jak: uczucie zwątpienia, olśnienia czy radości z odkrytego rozwiązania. Brzmi banalnie, jednak takie zadanie pozwala mimowolnie uzmysłowić sobie fakt posiadania umiejętności twórczego myślenia.
MIT 2: Siedzimy w kółeczku, jak na grupie wsparcia… to niepotrzebne.
Jesteśmy przyzwyczajeni do… biurka. Przy nim spędzamy najwięcej czasu i trudno nam się od niego odkleić. Forma warsztatów to nowość… coś abstrakcyjnego. Kiedy widzi się krzesła ustawione w okręgu, można włączyć stoper i czekać na klasyczny żart rzucony w eter: „Cześć jestem X i nie piłem dwa tygodnie”.
PS: Dobrze wiedzieć !
Śmieszne czy nie, taki układ krzeseł ma swoje uzasadnienie. Jakie? Ułatwia kontakt wzrokowy, zmniejsza dystans, a maruderom utrudnia schowanie się w ostatnim rzędzie… bo go nie ma ;)
Jak zatem powinna wyglądać dobrze przygotowana sala warsztatowa? Nie może być ani za mała, ani za duża. Powinno się w niej zmieścić ok. 10-12 osób, które będą miały zapewnione komfortowe warunki. Gdy już znajdziesz odpowiednie miejsce, podziel je na dwie strefy. Pierwsza – do pracy wspólnej, czyli niesławne „kółeczko”. Druga – do pracy grupowej – z trzema, czterema stołami i/lub flipchartami do zapisywania pomysłów. Taki podział zapewni maksymalną wygodę i pozwoli uniknąć zamieszania.
W okolicy „kółeczka” warto przewidzieć – w miarę możliwości – pustą ścianę. Po co? To na niej, przy pomocy np. samoprzylepnej gumy, kolejne grupy będą przywieszać arkusze z pomysłami. Ponadto, podczas bloku wyrównującego wiedzę , można na niej wyświetlać przygotowane wcześniej prezentacje.
MIT 3: To do niczego nie prowadzi… jest 12:30, a jeszcze nie mamy nic konkretnego
Dobra zabawa do niczego nie prowadzi? Proszę Was… nic bardziej mylnego ;) Dlatego warto wygospodarować czas na zadania wstępne. Warsztaty kreatywne rozpocznij od tzw. starterów. Czym są? To zadania, które skracają dystans między uczestnikami. Jest to niezwykle ważne, zwłaszcza w przypadku, gdy obok siebie siadają osoby z np. różnych firm czy działów. Podstawowa znajomość uczestników daje im poczucie bezpieczeństwa i dalszą otwartość wobec grupy przy bardziej wymagających zadaniach. Już samo przedstawienie się może być zachętą do integracji z grupą. I nie mamy tu na myśli autoprezentacji w stylu „Jednego z dziesięciu” :)
Uczestników można poprosić o scharakteryzowanie siebie bez nawiązywania do wieku, doświadczenia czy pozycji zawodowej. Niech opowiedzą o własnym wspomnieniu, które w jakiś sposób nawiązuje do tematyki warsztatów. Przykładowo, jeśli warsztaty kreatywne dotyczą wypracowania pomysłów na współpracę CSR marki przyborów plastycznych z przedszkolami, warto zapytać np. o ulubioną pracę z dzieciństwa. Jeśli to Cię nie przekonuje, pamiętaj, że istnieje szereg rozwiązań na budowanie klimatu grupowego i to jedynie jedna z możliwości.
Inną, tylko pozornie niepotrzebną częścią, jest faza wyrównania wiedzy. Jeżeli w warsztatach biorą udział przedstawiciele agencji, domu mediowego i klienta, wartościowe będzie przedstawienie stanu wyjściowego czy doświadczeń z wcześniejszych działań. Nawet, jeśli wszyscy posiedli już „wiedzę tajemną”… warto ją odświeżyć :) W sytuacji, gdy planujemy zupełnie nowe działania dla marki, można przedstawić skondensowane wnioski z analizy aktualnych trendów, czy analizę działań konkurencji. Zainspiruje to uczestników i wytworzy poczucie jednakowego poziomu wiedzy. Prowadząc tę część, pamiętaj, żeby skupić się w niej na zadawaniu pytań i szukaniu rozwiązań. Możecie zastanowić się – dlaczego akurat ta inspiracja jest interesująca lub z jakiego powodu rynek uznaje wskazany trend za ciekawy i przełomowy. Już samo postawienie pytania, zachęci uczestników do zagłębienia się w jego niuanse.
MIT 4. Nigdy nie oceniaj pomysłów – może to ograniczać kreatywność
Klasyka agendy warsztatowej. Zwykle jesteśmy instruowani, aby nie ograniczać innym ich kreatywnego myślenia. Często zdarza się jednak tak, że wiele osób słysząc pomysły członków grupy, łapie się za głowę lub w myślach torpeduje tę propozycję. Po części to prawda. Łatwiej jest nam zgłosić swój pomysł, wiedząc, że nie spotka się on z krytyką. Z drugiej strony, żeby warsztaty rzeczywiście pożądane rezultaty, konieczne jest podczas burzy mózgów wydzielenie dwóch części – fazy zielonego oraz czerwonego światła.
Faza zielona to zgłaszanie pomysłów bez oceny. Skupia się na wymyślaniu jak największej ilości propozycji rozwiązujących problem – nawet tych najbardziej nieprawdopodobnych. Miłośnicy absurdalnego żartu mają tutaj swoje eldorado :). Pozornie błahy lub idiotyczny pomysł może natchnąć innych do przekształcenia go w bardziej realną propozycję. To zresztą kolejna zasada brainstormingu – dowolność przekształcania pomysłów i dalszych modyfikacji.
Duża ilość pomysłów to także większe prawdopodobieństwo tego, że w gąszczu karteczek, znajdą się te dwie- trzy najcenniejsze, które będą podstawą ostatecznej idei. Często okazuje się jednak, że trudno prawidłowo stosować się do tej zasady. Ograniczmy się więc do rzeczowej dyskusji bez wytykania błędów. Nie zostaniemy wtedy posądzeni o „hejtowanie”.
Czasem można jednak wszystko pogodzić. Nie zgadzasz się z czyimś pomysłem ? To nie zawsze musi być „roastowanie” delikwenta. Zamiast tego przedstaw dwa argumenty, dla których ten pomysł jest super i zastanówcie się wspólnie, jak można go dopracować.
Faza czerwona to ocena bez dalszego tworzenia pomysłów. Oddzielanie ziarna od plew lub jak, kto woli, kreatywny Tinder. Tyle, że z oceną bardziej refleksyjną niż na tym portalu ;) W zależności od tego, czy grupy miały do przygotowania całe zarysy projektów, czy ich zadaniem było wypracowanie kilku pomysłów np. na aktywację konsumencką, sposoby oceny są różne. Poza oceną opisową, kiedy pojedyncze pomysły można oceniać w oparciu o wcześniej przyjęte kryteria (najczęściej są one definiowane już na etapie opisywania problemu, dla którego zorganizowano warsztaty), egzamin zdaje system punktowy. Każdy z uczestników otrzymuje zestaw punktów do rozdzielenia, np. 5 . W zależności od atrakcyjności projektów, można rozdzielić swoją pulę dowolnie, np. dając 3 punkty najbardziej atrakcyjnej idei i po jednym kolejnym, godnym uwagi. Można też postawić va banque na jeden koncept lub rozdzielić pulę inaczej, wedle własnej uwagi.
Po fazie głosowania kluczowa jest jednak dyskusja. Porozmawiajcie na temat najciekawszych pomysłów. Dzięki temu każdy będzie mieć szansę, żeby uzasadnić swój wybór lub wskazać obszary, w których pomysł wymaga dopracowania czy zmian. Fani argumentu „BO-NIE”, lub „TAKIE-JAKIEŚ-NIE-WIEM” powinni pomyśleć o bardziej konstruktywnych argumentach, najlepiej opartych o ocenę względem wytycznych, założonych na początku warsztatów/zadania.
MIT 5: Po obiedzie już nic sensownego się nie wymyśli
To zależy. W istocie jest tak, że głowa po obiedzie pracuje na wolniejszych obrotach (południowcy jako fani sjesty wiedzą, o co chodzi). Młodzi rodzice sprawdzają nerwowo zegarek, zastanawiając się, czy zdążą odebrać dziecko ze żłobka, a kierowcy wzdrygają się na myśl o czekających ich korkach. Nie znaczy to jednak, że po lunchu jesteśmy skazani na porażkę. Pamiętajmy, że główna faza tworzenia pomysłów i ich ewaluacja powinna być oddzielone przerwą. Aby móc spojrzeć na koncepty „świeżym” okiem, można te części oddzielić właśnie obiadem. Po nim łatwiej jest się przestawić na, pozornie mniej wymagający, tryb myślenia krytycznego. Po tym czasie, jeśli uczestnicy mają jeszcze wypracować dodatkowe rozwiązania, to tylko na bazie opracowanych przed przerwą koncepcji. Będzie to mniej uciążliwe i zachęci ich do działania.
Przedstawione tutaj mity są jedynie przykładem wyzwań, z jakim może mierzyć się moderator podczas warsztatów. Pomysły przedstawione powyżej na „gaszenie” konsternacji uczestników w zarodku, to nie jedyny czynnik decydujący o sukcesie warsztatów. Ale przygotowując założenia i agendę warsztatów, warto je wziąć pod uwagę. Zapewni to komfort nie tylko moderatorowi, ale też uczestnikom warsztatów. Tak przygotowani i uzbrojeni we wszystkie narzędzia, będziecie mogli się skupić na wypracowaniu fajnych pomysłów :) Do dzieła!
