Przez ostatnie lata technologia i kompleksowość tworzenia serwisów www uległy znacznym zmianom. Brak pełnego zrozumienia po jak zaawansowany jest to projekt, powoduje popełnianie wielu błędów przy tworzeniu serwisu www. Zarówno po stronie Klienta jak i agencji.
Kiedy ponad 10 lat temu zaczynałem pracę w GoldenSubmarine, agencje digitalowe były w dużej mierze agencjami od stron internetowych i banerów. Zanim jeszcze do internetu spłynęły poważne budżety reklamowe, a same agencje mocno rozwinęły swoje kompetencje strategiczne. Jednym z ich głównych biznesów było właśnie robienie stron internetowych. Dlatego tworzenie serwisów znajduje się w naszym DNA.
W poniższym tekście zwrócę uwagę na obszary, w których jak wynika z mojego doświadczenia popełniane są najczęstsze i najtrudniejsze do opanowania błędy przy tworzeniu serwisu www.
Resorak czy samochód?
Wielu osobom wydaje się, że to przecież tylko stronka internetowa i jej zrobienie wymaga takich podstawowych kompetencji jak broszury reklamowej. To jeden z częstych błędów. Stworzenie dobrego serwisu do zadanie wieloetapowe, wymagające zaangażowania wielu pracowników i koordynacji przynajmniej kilku działów po stronie Klienta.
Może się wydawać, że zrobienie strony internetowej jest proste, jak złożenie toru wyścigowego dla resoraków. Jednak bardziej przypomina proces produkcyjny samochodu:
- designer projektując atrakcyjną, zgodną z trendami sylwetkę samochodu …
- … musi brać pod uwagę wymagania technologiczne, np.: konkretną płytę podłogową.
- Mamy ekspertów od wyposażenia wnętrza, bezpieczeństwa,
- osobny zespół konstruuje i montuje silnik,
- trzeba przewidzieć miejsca na foteliki dla dzieci, schowki, uchwyty na kubki
- oraz zaprojektować wygląd deski rozdzielczej
Wszystko to musi ze sobą idealnie współgrać, a wymienione elementy, są opisem procesu w ogromnym uproszczeniu.
Stworzenie strony internetowej, to taki projekt samochodu, który może wykonać każdy z nas.
Przykładowo po stronie Agencji:
- Project manager bada i pomaga potrzeby Klienta, zbiera je z działów marketingu, IT, human resources, product managerów i innych.
- Architekt informacji buduje makiety i tworzy strukturę strony.
- Art. Director projektuje layout, biorąc pod uwagę CI Klienta. Aktualne trendy projektowe, a także konieczność działania na wielu urządzeniach (RWD i Mobile First).
- Webdeveloper koduje zaakceptowane grafiki i tworzy z nich szablony.
- Programista programuje serwis i podpina szablony pod CMSa.
- Content managerzy uzupełniają serwis treściami.
- Testerzy testują.
- A to wszystko ktoś musi skoordynować.
Po stronie Klienta jest tutaj popełniany częsty błąd.
Konieczność sporego zaangażowania w projekt jest nieuświadomiona. Często dodatkowo brakuje jednej osoby decyzyjnej i mającej możliwość skutecznego zaangażowania w projekt innych pracowników firmy.
Serwis internetowy najczęściej reprezentuje całą firmę i składa się z przynajmniej kilku części:
- ogólne informacje o firmie,
- oferta produktowa,
- kariera,
- public relations
- relacje inwestorskie,
- wiele innych, różnorodnych w zależności od potrzeb.
Mamy też często do czynienia z koniecznością współpracy z działem IT, przy tworzeniu integracji z wewnętrznymi systemami Klienta (np.: programy kasowe, bazy danych).
Dlatego firma zlecająca stworzenie strony internetowej musi zadbać, aby delegowana przez nią osoba do prowadzenia takiego projektu, miała:
- czas na projekt – z doświadczenia wynika, że minimum ¼ etatu przy małych projektach do ½ etatu dla większych
- możliwość analizy i komentowania wyników prac z poszczególnych etapów dostarczanych przez agencję
- uprawnienia i możliwość realnego zaangażowania osób z innych działów w projekt. Projekt będzie wymagał współpracy wielu działów i osoba prowadząca go musi mieć siłę do włączania potrzebnych osób w projekt. Ja rekomenduję przed projektem, aby zadbać o wyznaczenie konkretnych osób z każdego z działów firmy, których materiały / treści / zasoby mają znaleźć się na stronie internetowej.
- kompetencje umożliwiające koordynację projektu, obejmującego wiele obszarów firmy
Nie ruszaj z pracami, jeżeli nie wiesz czym będzie się zajmowała Twoja firma
Brzmi prowokująco, a jednak spotkałem się z sytuacjami, w której dopiero powstaje nowa firma lub powstaje nowa oferta istniejącej firmy. Prace nad ofertą trwają, pomysły na nowy sposób działania jej placówek dopiero tworzą się w głowach pracowników. Jednocześnie podjęto decyzję, że trzeba mieć szybko zrobioną stronę internetową. Projekt strony jest więc niejako eksperymentem, laboratorium wypracowywania nowej oferty. To nie może się udać bez niepotrzebnie przepalonego wysiłku.
Strona internetowa przedstawia ofertę i strukturę oraz sposób funkcjonowania firmy. Jeżeli nie masz jeszcze ustalonego, jak będzie działała Twoja firma, to może jest za wcześnie nad rozpoczęcie prac nad stroną. Pomysły odnośnie tego, co ma się na niej znaleźć, będą powstawały i znikały; co chwila będą coraz nowsze.
Na końcu powstanie strona, która będzie zlepkiem luźnych idei z etapu ugruntowywania się oferty firmy. I nie będzie w żaden sposób reprezentowała jej ostatecznego kształtu.
Zanim więc rozpoczniesz pracę nad stroną, upewnij się, że:
- Masz opracowaną ofertę firmy – sposób przełożenia oferty na prezentację w stronie internetowej, pomoże wypracować Ci agencja, ale musisz sam wiedzieć co robisz.
- Masz opracowaną identyfikację wizualną, chyba że w ramach stworzenia strony, agencja ma wypracować dla Ciebie sposób identyfikacji wizualnej.
Często popełnianym przy tej okazji błędem przy tworzeniu serwisu www jest oddanie zbyt dużej swobody w ręce agencji. Najczęściej w nadziei, że wykona ona pracę za Twoich pracowników. W efekcie powstają strony internetowe z błędami merytorycznymi. Oczywistymi dla osoby z wewnątrz firmy, ale zupełnie nieoczywistymi dla osoby z zewnątrz.
Dobra agencja przed rozpoczęciem prac zrobi odpowiednie badanie rynku i rozezna się w specyfice Twojej branży. Jednak to Ty wiesz najwięcej o swojej branży i firmie.
Dlatego przed rozpoczęciem prac spotkaj się z agencją i opowiedz jej o swojej firmie. O swojej branży i o swoich konkurentach o swojej ofercie. Pomoże to jej zrozumieć Twoją specyfikę i przygotować dobry produkt.
Opracujcie wspólnie architekturę informacji
Niezwykle ważnym etapem jest opracowanie architektury informacji. Pod tym hasłem kryją się dwa zadania:
- opracowanie struktury strony internetowej.
- opracowanie makiet funkcjonalnych
Nie można lekceważyć etapu architektury informacji.
Spotkałem się w swojej karierze z sytuacjami, w których Klienci nie chcieli poświęcać czasu na opracowanie struktury przed rozpoczęciem prac graficznych. Nie rozumieli, dlaczego ten etap jest tak istotny.
Spotkałem się nawet z argumentem, że to nie ma znaczenia, przecież uzupełnią sobie stronę tekstami później – struktura nie ma teraz znaczenia. W efekcie okazywało się, że powstały projekty graficzne nie odpowiadające na potrzeby Klienta lub szablony tak ogólne, że nie odpowiadały na szczegółowe potrzeby Klienta.
Struktura strony jest jak mapa, która pokazuje drogę do celu. Docelowo jest mapą dla użytkowników strony, ale na etapie projektowania pozwala agencji przeanalizować jakiego rodzaju treści będą na stronie i w jaki sposób mają być rozplanowane. Bez mapy, nie wiemy dokąd zmierzamy, a więc poruszamy się na ślepo. Dlatego tak ważne jest zaplanowanie struktury na początku projektu.
Drugim elementem są makiety funkcjonalne, których stworzenie przynajmniej dla kluczowych podstron w serwisie jest ważne, bo pokazują one funkcjonalności i sposób działania.
Makieta funkcjonalna pokazuje rozplanowanie treści na kluczowych podstronach Twojego serwisu – jest jak prototyp strony, pozwala zobaczyć jak strona będzie działała. Dzięki niej widać, gdzie będzie menu, jak będą rozmieszczone przyciski, w którym miejscu znajduje się miejsce na tekst, a w którym na grafiki. Dlatego warto poświęcić czas na opracowanie dobrych makiet.
Pamiętać należy przy tym, że jest to prototyp tego jak będzie działała strona i przed nami będzie jeszcze jeden etap – projektu graficznego. Dobry Art. Director przełoży makietę na atrakcyjny projekt graficzny, który zachowa wszystkie założenia funkcjonalne.
Wybór odpowiedniej technologii
Na rynku znajduje się wiele rozwiązań technologicznych budowy serwisu. Wybór odpowiedniej technologii jest kluczowy, między innymi z uwagi na konieczność przyszłego serwisowania Twojej strony.
Stronę internetową tak jak samochód należy serwisować. Z czasem zaczną być wykrywane błędy lub problemy. Konieczna może być też rozbudowa strony.
Najczęściej spotykamy się z trzema podejściami:
- WordPress, to darmowy system stworzony do zarządzania blogami. Często nadużywany jest jako system CMS dla strony internetowej, ale sprawdzi się do prostych stron, zawierających kilka zakładek. Wdrożenie go w duży projekt nie przyniesie nic dobrego. Ilość pluginów i dodatków oraz modyfikacji, które będzie trzeba do niego doinstalować sprawi, że utrzymywanie strony i całego systemu będzie bardzo trudne.
- Niektóre agencje zaproponują Ci swoje autorskie technologie CMS. To może być dobre rozwiązanie, dzięki któremu CMS i sposób zarządzania stroną będzie w pełni zindywidualizowany i dostosowany do Twoich potrzeb. Najlepiej, aby w takim wypadku system autorski bazował na otwartych i sprawdzonych na rynku technologiach, co pomaga agencji utrzymywać wysoką jakość kodu i rozwiązań technicznych, a Tobie daje gwarancję, że w razie sytuacji konfliktowej znajdziesz na rynku inne podmioty, które będą wstanie przejąć i rozwijać stworzony na bazie takiej technologii produkt.
- Duże korporacje wymagają często wykorzystania z góry określonej technologii CMSa, np.: Drupal. Zaletą jest to, że IT takiej korporacji zna daną technologię i jest wstanie w miarę samodzielnie ją zarządzać. Minusem jest to, że technologie takie są często bardzo rozbudowane pod względem technologicznym (co powoduje wydłużenie prac), a jednocześnie oferują małą elastyczność (z góry narzucone przez technologię sposoby działania). Czasami nie jest więc możliwe wdrożenie indywidualnych rozwiązań.
Nie zapomnij o RODO
Jeżeli na swojej stronie internetowej lub w CMSie masz zamiar przechowywać jakiekolwiek dane osobowe, to zgodnie z rozporządzeniem RODO, system taki powinien spełniać określone wymogi bezpieczeństwa. Ty jako administrator tych danych musisz ocenić, jaki poziom bezpieczeństwa powinien być zastosowany. Jeżeli są to jedynie dane kontaktowe np.: do pracownika działu PR, to wystarczą podstawowe zabezpieczenia jak indywidualny login i hasło do CMSa dla każdego pracownika oraz protokół HTTPS.
Jeżeli jednak gromadził będziesz w CMSie dane swoich Klientów (np.: przez formularz kontaktowy), to konieczne może być wdrożenie odpowiedniej polityki haseł (np.: minimum 8-znaków, litery i cyfry, automatyczne wymuszanie zmiany hasła raz na 3-miesiące).
Agencja digitalowa razem ze swoim działem prawnym powinna pomóc wykonać Ci odpowiednią analizę ryzyka i zaproponować dostosowane do niego zabezpieczenia. Wspólnie z agencją powinna Cię też łączyć Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – bowiem jako firma serwisująca twoją stronę, będzie miała dostęp do danych.
Nie wolno też zapomnieć o serwerowni, w której będzie utrzymywany serwis. Musisz wybrać taką, która oferuje zabezpieczenia zgodne z dyrektywą UE odpowiednie do wymagane przez Ciebie poziomu bezpieczeństwa. Również z serwerownią powinieneś mieć Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, chyba że zakup przestrzeni na stronę zlecisz agencji wykonującej stronę – wtedy wystarczy, że w umowie z agencją wyrazisz zgodę na podpowierzanie przez agencję danych innym firmom, a formalności związane z serwerownią weźmie ona już na siebie.
Responsive Web Design i Mobile First
Czy wiesz, że prawdopodobnie większość Twoich Klientów będzie oglądało stronę na smartfonie? Jednak duża część Klientów ogląda i akceptuje projekty graficzne na monitorze komputera. To paradoks wynikający z tego, że z telefonu korzystamy najczęściej w czasie prywatnym, a w pracy korzystamy z komputerów PC – ale trzeba mieć tego pełną świadomość.
Dlatego pamiętać należy, że projektuje się na kilka wymiarów ekranów, ale największa grupa odbiorców to prawdopodobnie będą użytkownicy smartfonów (chociaż należy to zawsze dokładnie zbadać, ponieważ w dniu pisania artykułu posiadałem w swojej opiece serwis, z którego ze względu na specyfikę grupy odbiorców, większość osób korzysta na laptopach).
Przy projektowaniu na wiele urządzeń, pomocna jest znajomość dwóch pojęć:
- Responsive Web Design – czyli takie projektowanie stron, aby były one responsywne a ich układy dostosowywały się do różnych ekranów
- Mobile First to projektowanie graficzne zaczynające się od ekranu smartfona. Najpierw projektujemy na smartfony, a po zaakceptowaniu takich widoków przygotowujemy warianty na coraz większe ekrany. Pozwala to skoncentrować swoje myśli na użytkownikach małych ekranów i uniknąć błędów projektowych, które powodowały by przeładowanie informacjami serwisów. Jeżeli zaczynamy projektować od dużych ekranów, to zespół projektowy może ponieść fantazja i powstanie projekt spektakularny, ale trudny do przełożenia na małe urządzenia.
W powyższym tekście wymieniłem tylko kilka podstawowych błędów przy tworzeniu serwisu www, które powinny być brane pod uwagę. Jednak pułapek i ślepych zaułków jest bardzo wiele, dobra agencja pomoże Twojej firmie przejść przez ten proces, jednak rekomenduję przygotowanie też odpowiedniego zespołu po Twojej stronie – zespołu, który swoimi kompetencjami, czasem i zaangażowaniem sprosta temu kompleksowemu projektowi, jakim jest budowa serwisu www.
