Tworząc nowy serwis WWW, prędzej czy później trzeba zdecydować, w jaki sposób będzie zarządzana jego treść. Służy do tego CMS – Content Management System, czyli system zarządzania treścią.
Jeszcze kilka lat temu wybór często sprowadzał się do pytania: CMS open source czy rozwiązanie stworzone przez agencję? Dzisiaj możliwości jest więcej. Mamy klasyczne systemy open source, platformy SaaS oraz rozwiązania dedykowane.
Dlatego pytanie „jaki CMS jest najlepszy?” nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Znacznie lepiej zacząć od pytania: czego firma rzeczywiście potrzebuje od systemu zarządzania treścią?
CMS powinien wynikać z potrzeb
Wybór technologii na początku projektu bywa kuszący. Ktoś zna WordPressa, ktoś inny pracował wcześniej na innym systemie i chce wykorzystać go ponownie.
Najpierw warto jednak ustalić, jak serwis będzie działał po wdrożeniu.
Przed wyborem CMS odpowiedz na kilka pytań:
- kto będzie publikował i aktualizował treści;
- ilu redaktorów będzie korzystać z systemu;
- jak często serwis będzie aktualizowany;
- czy potrzebne są różne role i poziomy uprawnień;
- ile wersji językowych będzie obsługiwał serwis;
- jakie systemy trzeba zintegrować;
- jak łatwo marketing powinien tworzyć nowe podstrony;
- kto odpowiada za aktualizacje i bezpieczeństwo;
- jak ważna jest możliwość zmiany wykonawcy.
Dopiero wtedy warto porównywać konkretne rozwiązania.
CMS open source
Systemy open source mają kod dostępny publicznie i są rozwijane przez społeczności, firmy lub fundacje. Do najbardziej znanych należą WordPress i Drupal.
Ich ważną zaletą jest to, że klient nie jest z założenia przywiązany do jednego wykonawcy. Jeżeli wdrożenie i dokumentacja zostały przygotowane poprawnie, rozwój serwisu może przejąć inny zespół znający daną technologię.
Nie oznacza to jednak, że open source = darmowy serwis.
Brak opłaty za samą licencję CMS nie eliminuje kosztów:
- projektu UX/UI;
- developmentu;
- konfiguracji;
- hostingu;
- utrzymania;
- aktualizacji;
- bezpieczeństwa;
- integracji;
- dalszego rozwoju.
Darmowe oprogramowanie może być podstawą zarówno prostego serwisu, jak i bardzo rozbudowanego rozwiązania wymagającego stałego utrzymania.
Rozwiązanie dedykowane lub agencyjne
Drugi model to system stworzony przez konkretnego dostawcę albo rozwiązanie dedykowane danemu projektowi.
Jego zaletą może być bardzo dokładne dopasowanie do procesów firmy. Takie podejście ma sens zwłaszcza wtedy, gdy serwis realizuje nietypowe procesy, wymaga specyficznych integracji albo sam w sobie jest ważnym narzędziem biznesowym.
Trzeba jednak od początku sprawdzić:
- kto jest właścicielem kodu;
- czy klient otrzyma do niego dostęp;
- czy dokumentacja umożliwia przejęcie systemu przez inny zespół;
- kto może rozwijać rozwiązanie;
- jak wyglądają koszty utrzymania;
- co stanie się po zakończeniu współpracy z dostawcą.
Uważaj na vendor lock-in
Vendor lock-in oznacza sytuację, w której zmiana technologii lub wykonawcy jest trudna, kosztowna albo praktycznie niemożliwa.
Nie dotyczy to wyłącznie systemów agencyjnych. Może występować również w rozwiązaniach SaaS czy mocno zmodyfikowanych systemach open source.
Dlatego warto sprawdzić:
- czy można wyeksportować treści i dane;
- kto posiada kod niestandardowych funkcji;
- czy system może rozwijać inny dostawca;
- jak wygląda migracja;
- od jakich płatnych rozszerzeń lub usług zależy serwis.
Możliwość zmiany wykonawcy jest częścią bezpieczeństwa biznesowego projektu.
CMS w modelu SaaS
W modelu SaaS firma korzysta z systemu utrzymywanego przez jego dostawcę. Aktualizacje infrastruktury i duża część utrzymania platformy leżą wtedy po stronie producenta.
Taki model może być wygodny dla zespołów marketingowych, szczególnie jeśli zależy im na szybkim tworzeniu i edytowaniu treści bez stałego udziału developerów.
W zamian trzeba zaakceptować zasady platformy, jej model cenowy, ograniczenia techniczne i zależność od dostawcy.
Najważniejsze jest więc nie pytanie „czy SaaS jest lepszy?”, ale czy konkretna platforma odpowiada potrzebom firmy i czy jej ograniczenia są akceptowalne.
Zacznij od pracy redaktorów
Jednym z najczęściej niedocenianych kryteriów wyboru CMS jest wygoda ludzi, którzy będą korzystać z niego codziennie.
System może być technologicznie bardzo zaawansowany, ale jeśli dodanie nowej strony wymaga każdorazowo pomocy developera, szybko stanie się ograniczeniem dla marketingu.
Warto sprawdzić:
- jak tworzy się nową podstronę;
- jak edytuje się istniejącą treść;
- jak dodaje się zdjęcia i wideo;
- jak wygląda podgląd przed publikacją;
- jak tworzy się wersje językowe;
- jak działają wersje robocze i publikacja;
- czy redaktor może sam budować strony z gotowych komponentów.
Dobry CMS powinien dawać marketingowi odpowiednią samodzielność, ale jednocześnie chronić spójność projektu.
Sprawdź integracje
Serwis rzadko działa całkowicie samodzielnie.
CMS może wymagać integracji między innymi z:
- CRM;
- PIM;
- DAM;
- e-commerce;
- marketing automation;
- systemem rekrutacyjnym;
- wyszukiwarką;
- narzędziami analitycznymi;
- wewnętrznymi systemami firmy.
Jeżeli integracje są ważną częścią projektu, powinny być analizowane przed wyborem technologii, a nie dopiero po zaprojektowaniu serwisu.
Wielojęzyczność i wiele serwisów
Firma działająca na kilku rynkach powinna sprawdzić nie tylko, czy CMS „obsługuje wiele języków”.
Ważne jest również:
- kto może edytować poszczególne wersje;
- czy rynki mogą mieć różne treści;
- jak wygląda proces tłumaczeń;
- czy część komponentów jest wspólna;
- jak łatwo uruchomić kolejny serwis lub wersję językową.
Przy dużej organizacji sposób zarządzania treścią może być ważniejszy niż sama liczba funkcji CMS.
Bezpieczeństwo nie zależy tylko od rodzaju CMS
Nie da się sprowadzić bezpieczeństwa do prostego podziału na systemy otwarte i zamknięte.
Znaczenie mają między innymi:
- aktualizacje;
- jakość kodu;
- hosting;
- zarządzanie dostępami;
- kopie zapasowe;
- monitoring;
- procedury reagowania na incydenty;
- sposób utrzymania serwisu po uruchomieniu.
Popularny CMS pozostawiony bez aktualizacji nie będzie bezpieczny tylko dlatego, że jest open source. System zamknięty nie staje się bezpieczny wyłącznie dlatego, że jego kod nie jest publiczny.
CMS a SEO
Sam wybór nazwy CMS nie gwarantuje dobrej widoczności w Google.
System powinien umożliwiać między innymi:
- edycję title i meta descriptions;
- tworzenie poprawnych adresów URL;
- zarządzanie przekierowaniami;
- kontrolę indeksowania;
- definiowanie canonicali;
- tworzenie mapy strony;
- poprawną strukturę nagłówków;
- zarządzanie opisami alternatywnymi grafik;
- linkowanie wewnętrzne.
Równie ważne są jednak jakość implementacji, wydajność, architektura informacji i same treści.
SEO zależy od tego, co system umożliwia i jak został wdrożony, a nie od samej kategorii CMS.
Policz całkowity koszt, nie tylko wdrożenie
Porównując CMS-y łatwo skupić się na koszcie licencji albo pierwszego wdrożenia. To tylko część wydatków.
Warto policzyć także:
- licencje i abonamenty;
- hosting;
- utrzymanie;
- aktualizacje;
- rozwój;
- wsparcie;
- rozszerzenia;
- integracje;
- ewentualną migrację w przyszłości.
Rozwiązanie tanie na początku może okazać się kosztowne w utrzymaniu. Z drugiej strony rozbudowana platforma nie ma sensu, jeśli firma wykorzysta tylko niewielką część jej możliwości.
Jaki CMS wybrać?
Nie wybieraj CMS na podstawie liczby funkcji w prezentacji handlowej. Zacznij od rzeczy, które rzeczywiście mają znaczenie:
1. Potrzeby użytkowników
Co serwis ma umożliwiać?
2. Potrzeby marketingu
Jak często i w jaki sposób zespół będzie zarządzał treścią?
3. Integracje
Z jakimi systemami CMS musi współpracować?
4. Skala
Jeden serwis czy wiele marek i rynków?
5. Utrzymanie
Kto odpowiada za aktualizacje, bezpieczeństwo i rozwój?
6. Możliwość zmiany dostawcy
Czy firma zachowuje kontrolę nad kodem, treścią i danymi?
7. Całkowity koszt
Ile rozwiązanie będzie kosztowało nie tylko dziś, ale również w kolejnych latach?
Dopiero wtedy warto zacząć rozmowę o konkretnych systemach.
Dobry CMS nie jest tym, który ma najwięcej funkcji. Jest tym, który pasuje do sposobu działania organizacji, potrzeb użytkowników i planu rozwoju serwisu.
Więcej o całym procesie projektowania i wdrażania serwisu WWW:
Jak sprawdzić gotowy serwis przed publikacją:
Więcej o projektowaniu serwisów WWW, UX/UI i produktów cyfrowych przez GoldenGrid:
