Ponad dwa miesiące na home office – to był czas sporych zmian, do których jako organizacja musieliśmy się mocno przystosować. Był to jednak też okres, w którym dowiedzieliśmy się wiele o sobie i o środowisku, w którym przyszło nam funkcjonować – tej wiedzy nie zdobylibyśmy gdyby nie Covid-19, za którym niespecjalnie tęsknimy. Dlatego wracamy bogatsi o doświadczenia zdobyte w czasie ogólnoświatowej lekcji, której udzieliła nam pandemia.
Zacznę od tego, czego dowiedzieliśmy się dzięki Covid-19
Na pewno wielu z nas dowiedziało się dużo o sobie samych. Ostatnie miesiące stanowiły ciężki czas dla naszej psychiki. I o ile introwertycy mogli jeszcze jakoś sobie z tym poradzić, o tyle ekstrawertycy byli pewnie bliscy obłędu po tylu tygodniach ograniczonej możliwości widywania ludzi. To co się wydarzyło, będzie pokoleniowym doświadczeniem. Teraz czas, również i w firmie, będziemy dzielić na ten: przed kwarantanną i po kwarantannie.
Wiemy już, że możliwe jest, żeby w ciągu jednej doby przejść od planu do działania i przenieść całą firmę do 120 domów. A następnego dnia wszystko będzie działać. Z biur wynieśliśmy się w piątek. Ostatni wychodzący zgasił światło i wyłączył drukarkę z prądu. W poniedziałek wszyscy zaś wirtualnie stawiliśmy się do pracy. Co prawda, jak dziś pamiętam napięcie spowodowane tym, że „teamsy przestały działać”. Na szczęście już następnego dnia wszystko poszło gładko – to było nie lada wyzwanie logistyczne!
Dzięki temu, że zaczęliśmy pracować z domów, dowiedzieliśmy się tego, co być może podejrzewaliśmy, że da się większą część naszych obowiązków sprawnie realizować. I to w sumie gdziekolwiek. Projekty nie ucierpiały z tego powodu, że byliśmy porozrzucani po całej Polsce. Okazało się również, że nasze dwa oddziały, poznański i warszawski, mogą działać efektywnie, skoro byliśmy w Lublinie, Szczecinie, w górach i nad morzem. Ta wiedza zostanie z nami na pewno na dłużej. Padły też mity. Przekonaliśmy się, że można wymyślać w Poznaniu rzeczy dla Warszawy, a w stolicy robić rzeczy dla poznańskich klientów. To wszystko wydarzyło się w ciągu dwóch miesięcy.
Odkryliśmy, że nie musimy jeździć do klientów, spotykać się z nimi w salkach i tracić czas na dojazdy. To też zostanie z nami na długo. Nie będzie pewnie też tak częstej potrzeby przemierzania trasy Poznań-Warszawa czy pracy w taksówkach zmierzających do i od klientów. Za nami wirtualne spotkania, na których było 50 osób. Da się!
Zawsze istnieje jednak też druga strona medalu. Wiemy, że spotkania na teamsach oraz zdzwonki potrafią być stresujące. Duża ilość tego typu odhumanizowanych kontaktów jest męcząca i powoli traciliśmy do nich cierpliwość oraz zapał.
Zauważyliśmy też, że możliwość bezpośredniej interakcji z człowiekiem jest na dłuższą metę kluczowa dla jakości pracy w kreacji. Bez zderzania pomysłów i boksowania się w realu – wychodzi, ale nie ma radości tworzenia, nie ma tej iskry bożej. Ulatuje gdzieś satysfakcja z naszej pracy.
Wiemy, że dla części z nas home office to praca awaryjna. Ja sam znam już co najmniej imiona pięciorga dzieci, które wraz z rodzicami uczestniczą w zdzwonkach. Firma została podzielona na dwie frakcje: bezdzietnych, którzy korzystali z „miłego czasu” i dzietnych. Ci drudzy musieli połączyć obowiązki szkolne, rodzicielskie z pracą. Im współczułem najbardziej, bo dzieliłem z nim ten los.
Fantastyczne było jednak to, że jeśli ktoś trzy miesiące temu spytałby mnie – ile jestem w stanie zorganizować szkoleń firmowych w tygodniu – to bez wahania odpowiedziałbym, że maksymalnie jedno. Dlaczego? Bo praca ucieka, organizowanie jest czasochłonne, przeszkadza to w normalnym funkcjonowaniu itd. Co się jednak okazało? Daliśmy radę przeprowadzać 3-4 szkolenia tygodniowo. Udowodniliśmy, że możemy mądrze wykorzystać ten dziwny czas.
Co ciekawe, to w jaki sposób pracowaliśmy w realu, udało się sprawnie przenieść w pełni do świata online. Potrzebowaliśmy jedynie drobnych poprawek w kilku ustaleniach i większość procesów odbywała się tak, jakby Covidu nie było. Wiedzieliśmy, jak gasić ewentualne pożary i kogo trzeba ratować.
Wiem też, że postawieni pod ścianą potrafimy się organizować. Przed pandemią było wręcz nie do pomyślenia, że nikt nie spóźnia się na spotkanie, albo nie ma jeszcze czegoś do zrobienia. Na home office wszystko odbywało się zgodnie z harmonogramem, uczestnicy stawiali się punktualnie, nikt nie zabierał głosu nieproszony, a słuchacze wyłączali mikrofon po przywitaniu. Stworzyliśmy oddolnie reguły, które nam wszystkim ułatwią pracę.
Chmura, a szerzej rozwiązania chmurowe. Nawet nie chcę myśleć, co by było gdybyśmy nie mieli Office 365. Jak to wtedy zgrać? Jak ogarnąć, jak przeszkolić wszystkich z zoomów, msg, google meetingów. Poświecilibyśmy na to pewnie z dwa tygodnie, w czasie których pociąg razem z peronem by nam odjechał. Dodatkowo doszłyby problemy z plikami, przesyłaniem. Zamiast tego mieliśmy wszystko w jednym miejscu i sprawnie nauczyliśmy się z tego korzystać.
Co wiedzieliśmy i co się potwierdziło.
Po pierwsze, że sprawniej idzie się w konkretnym kierunku, gdy ma się plan. Przed pandemią przemyśleliśmy dogłębnie postdigital. Proces znacznie przyspieszył, ale samo zjawisko nas nie zaskoczyło! Potrafiliśmy podpiąć się pod falę ogólnej, przyspieszonej digitalizacji. Skupiliśmy się na poszerzeniu oferty i cały czas nad nią pracujemy: e-sklepy, agencja UX, agencja service design, analityka, studio animacji i postprodukcji wideo, zakup mediów.
Wyszło też mocno, że to co leży u naszych podstaw – czyli niezależność i możliwość podejmowania decyzji przez pracowników, przynosi firmie bardzo dobre efekty. Nasi accounci pracują sprawniej, nie są skrepowani nadmierną ilością procedur czy pieczątek, które muszą zebrać, żeby działać. Dzięki temu w trudnych czasach wygrywają większość wyścigów z innymi agencyjnymi hartami, które poszukują dodatkowych zleceń.
Potwierdziliśmy też, że niezmiernie ważna jest elastyczność i umiejętność dostosowywania się do zmiennych warunków – czy to na poziomie nowej oferty czy podejścia do klientów. Nie mówiąc o elastyczności samej organizacji. Nasza praca na home office, która zasadniczo nie odbiegała od tego co robimy w biurze, była pokazem majstersztyku elastyczności.
Ważna też okazała się koordynacja, czyli sprawne żonglowanie tym: co, kto, kiedy, jak, gdzie i dla kogo robi. Nie stworzylibyśmy tak efektywnego systemu pracy, gdybyśmy przez lata nie przećwiczyli jego planowania i elastycznych zmian. Wygrała dobra organizacja i z tego jesteśmy bardzo dumni!
Słowo na koniec – dotarło do mnie i były to głosy z kilku stron, że jesteśmy dla siebie milsi. Zeszło z nas wiele ciśnień – zarówno personalnych, jak i działowych. Praca przebiegała w o wiele lepszej atmosferze. Poprawiła się też kultura dyskusji. Chciałbym, żeby to wszystko zostało z nami na bardzo długo.
